Tietosuojailmoitus
Tietosuojailmoitus Jyväskylän yliopiston Online Courses-oppimisympäristöstä
Mihin tarkoituksiin henkilötietojasi käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?
JYU Online Courses on Jyväskylän yliopiston oppimisympäristö, joka on kaikille avoin. JYU Online Courses sisältää mm. erilaisia MOOC-kursseja, joiden kohderyhmiä ovat jatkuvan oppimisen eri kohderyhmät, eli esimerkiksi työssäkäyvät, työttömät ja lukiolaiset. Oppimateriaalit ovat avoinna kaikille, mutta kurssin suorittaminen vaatii ilmoittautumisen opintojaksolle ja kirjautumisen oppimisympäristöön. JYU Online Courses oppimisympäristöön kirjaudutaan Jyväskylän yliopiston käyttäjätunnuksilla. Jatkuvan oppimisen kurssit ovat pääsääntöisesti Jyväskylän yliopiston Avoimen yliopiston tarjontaa. Tämän myötä kursseihin liittyvä hallinto menee Avoimen yliopiston prosessien mukaisesti.
Moodlessa järjestetään pääasiallisesti Jyväskylän yliopiston opetusta. Henkilötietoja käytetään kursseille osallistujien yksilöimiseen ja yhteydenpitoon heidän kanssaan. Käsittely perustuu ensisijaisesti yliopistolain (558/2007) 2§:ssä asetettuun yliopiston perustehtävään ja sen toteuttamiseen (tietosuoja-asetus lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen artikla 6.1 c). Tietoja käytetään opetukseen, ohjaukseen sekä opetuksen kehittämiseen. Yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu myös yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen (yleinen tietosuoja-asetus artikla 6.1 e). Tietoja voidaan käyttää myös tieteellisiin tutkimuksiin tai tilastointiin, koska myöhempää henkilötietojen käsittelyä yleisen edun mukaisia tieteellisiä tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ei katsota yhteen sopimattomaksi alkuperäisen käyttötarkoituksen (opetus, ohjaus ja opetuksen kehittäminen kanssa). Pyynnöt käyttää tietoja tutkimukseen tai tilastointiin tulee toimittaa kirjaamoon (kirjaamo@jyu.fi).
Järjestelmän ongelmatilanteiden ja tietoturvapoikkeamien selvitys, lainsäädännön edellyttämien lokitietojen kerääminen tietojärjestelmistä sekä tietoturvan valvonta ja ajantasaisen näkemyksen tuottaminen tietoturvan kokonaistilanteesta. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste lokitietojen osalta on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen. Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 17 § ja tietosuoja-asetus (EU 679/2016) 24, 32-34, 39 artikla.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Moodlen henkilötiedot ovat
- nimi,
- sähköpostiosoite,
- käyttäjätunnus,
- käyttöoikeudet järjestelmässä
- rekisteröidyn tuottamat sisältötiedot kuten tehtävät, kommentit ja tenttivastaukset
Palvelun lokitietoja käytetään palvelimen ja tietoliikenteen kapasiteetin seurantaan, teknisten ongelmien ja väärinkäytösten selvittämiseen sekä opiskelijoiden aktiivisuuden seurantaan
Tiedot siirretään yliopistojen käyttäjätietojärjestelmistä, kun käyttäjä kirjautuu palveluun sekä opintotietojärjestelmästä kurssia luotaessa.
Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.
Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Kurssin opettajalla on pääsy kurssille osallistuvien tietoihin. Järjestelmän ylläpito pääsee kaikkiin tietoihin. Kirjautuneet opiskelijat voivat nähdä nimesi kurssialueella, jos luot sisältöä kurssialueelle (esimerkiksi keskustelualueelle), sekä mahdollisesti muita tietoja, jos lisäät sellaisia Moodleen, esim. profiilikuvasi.
Henkilötietojen luovuttaminen
Lisäosat
Edistymisen seuranta
Lisäosa mahdollistaa tehtävien suorittamisen seuraamisen. Opiskelija näkee värikoodatun palkin, jossa on tehdyt, kesken ja tekemättömät tehtävät eri väreillä. Opiskelijan on helppo havainnoida jäljellä olevaa työmäärää lisäosan avulla. Opettajat näkevät koonnin, josta pystyvät huomaamaan putoamisvaarassa olevat opiskelijat.
Medial
Medial on oppimisympäristössä toimiva mediapalvelu, joka helpottaa videotehtävien palautusta ja videomuotoisten tehtävänantojen tekemistä. Videoita voi nauhoittaa suoraan selaimessa ja palauttaa oppimisympäristöön. Tallennettua dataa säilytetään Jyväskylän yliopiston konesalissa. Dataan on sallittu käyttöoikeus admin-käyttäjille ja Moodlen sisällä siihen käyttöoikeuden saaneilla.
Re-engagement
Re-engagement toimii taustalla välittäen viestejä oppimisympäristöstä opiskelijan sähköpostiin. Lisäosa mahdollistaa automaattiset muistutusviestit. Viestejä voidaan määritellä lähteväksi aktiviteettien suorittamisen ja suorittamatta jättämisen perusteella.
Kuinka kauan henkilötietojasi käsitellään ja arkistoidaanko tiedot?
Opiskelijan tietoja tulee säilyttää järjestelmässä koko opintojen ajan, jonka jälkeen tunnukset kohtuullisen ajan kuluttua suljetaan ja poistetaan.
Millaisia oikeuksia sinulla on rekisteröitynä?
Sinulla on rekisteröitynä seuraavia oikeuksia:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
- Oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua (muista pitää omat yhteystietosi ajan tasalla)
- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi") tietyissä tilanteissa
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa
- Oikeus siihen, että rekisterin vastuuyksikkö ilmoittaa henkilötietojesi oikaisusta tai poistosta tai käsittelyn rajoituksesta sille jolle tietoja on edelleen luovutettu
- Oikeus vastustaa käsittelyä tietyissä tilanteissa kuten suoramarkkinoinnin osalta
- Oikeus saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen tietyissä tilanteissa
- Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.
- Oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, joka aiheuttaa korkean riskin
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.
Miten voit käyttää oikeuksiasi?
Yliopistolla on yhteiset ohjeet koskien rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/rekisteroidyn-oikeudet
Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista
Jyväskylän yliopisto edellyttää kouluttautumista kaikilta henkilötietoja käsitteleviltä. Henkilöstölle on laadittu henkilötietojen käsittelyä koskevat ohjeet, joista on informoitu henkilöstöä ja jotka ovat jokaisen saatavilla.
Jokaisella tietojärjestelmällä ja henkilötietojen käsittelytoimella on vastuuyksikkö, jonka yhteystiedot on kerrottu tässä tietosuojailmoituksessa. Käyttäjien oikeudet ja käyttövaltuudet myönnetään vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Tietojärjestelmissä on käytössä tietojen käytön lokitus. Tietojärjestelmien tietoturvallisuutta arvioidaan säännöllisesti.
Yliopisto toteuttaa itsearviointeja tai tilaa kolmannen osapuolen auditointeja, joilla arvioidaan kumppaneiden ja/tai alihankintatahojen tietosuojan ja tietoturvan sekä riskienhallinnan tasoa. Henkilötietojen käsittelijöiden kanssa solmitaan tietojenkäsittelysopimukset tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.
Yliopisto toteuttaa tiloissaan kamera- ja kulunvalvontaa.
Kaikki rikosepäilyt selvitetään viranomaistoimin (saatetaan poliisille tiedoksi ja tutkittavaksi).
Yliopisto toteuttaa tietoturvaa valtionhallinnon tietoturvakäytänteiden ja ISO 27000 –standardin mukaisesti. Voit halutessasi tutustua tarkemmin Jyväskylän yliopiston tietoturvaperiaatteisiin: https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/organisaatio-ja-johtaminen/johtosaanto-ja-periaatteet/dokumentit/tietoturvaperiaatteet_julkinen
Paperitulosteiden tulostamista JYU Online Courses-oppimisympäristöstä vältetään.
Yhteystiedot
Rekisterinpitäjä
Jyväskylän yliopisto toimii rekisterinpitäjänä ja sen Digipalvelut vastuuyksikkönä näiden henkilötietojen käsittelyn osalta.
Vastuuyksikön yhteystiedot:
014 260 3600
Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuoja(at)jyu.fi, 040 805 3297
Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu ja toimitettu rekisteröidylle 1.9.2021 alkaen.